في الفترة الأخيرة صار العمل عن بُعد هو المعيار الجديد للعديد من الشركات بل وزاد هذا الأمر نتيجة لتفشي فيروس كورونا وبالتأكيد أيضاً إن كنت تعمل في بيزنس أونلاين خاص بك أو لديك موقع خاص بك فبالتأكيد أنت تعمل من المنزل أيضاً، وبالتأكيد إذا كُنت أحد هذين الشخصين فمع هذه التغييرات في بيئة عملك فمن المرجح أنك قد شهدت انخفاض في مُعدل الإنتاجية الخاص بك.
بصراحة دعني أُخبرك بشيء بسيط وهو باختصار تحقيق التوازن بين العمل من المنزل أو كما يمكنك أن تقول العمل في المنزل وبين الحياة بشكل عام هو أمر ليس سهل كما يعتقد البعض بل هُناك الكثير من العقبات التي من المُحتمل أن تُواجهك وبالتالي تعمل على تقليل مُعدل إنتاجيتك.
طبعاً وبلا شك أتفق معك أن العمل عن بُعد أحد أكثر نماذج العمل إنتاجية ولكن هذا لا يعني أن العاملين في المنزل مُحصنون ضد الملهيات، بالعكس فهُناك العشرات من الطُرق التي يمكن من خلالها إعاقة إنتاجيتنا في المنزل، فمثلاً عندما تكون بالمنزل فأنت لا تملك السيطرة الكاملة على كل ما بالمنزل وبالتالي من المحتمل جداً أن تُواجه عقبات كثيرة تقف عائق بينك وبين أداء عملك.
لكن بطبيعة الحال هذه المشاكل كُلها واجهها الكثير من الأشخاص وأنا أيضاً عندما بدأت عملي واجهت هذه العقبات كُلها تقريباً، وللتغلب على هذه العقبات هُناك أشياء كثيرة يُمكنك فعلها وهُناك الكثير من الأدوات التي أطلقنا عليها “أدوات زيادة الإنتاجية” والتي من خلالها يُمكنك بسهولة التحكم في عملك من المنزل بشكل أفضل.
وللإشارة الأدوات الموجودة في هذا المقال تجمع بين فئات مُختلفة منها فئة التواصل وعمل الاجتماعات وفئة إدارة فريق العمل وفئة أدوات تنظيم المهام وإدارتها وكذلك أدوات التركيز والمزيد من الأدوات الأُخرى، لذا حتى لا نُضيح وقتك فدعنا نبدأ مُباشرة بما أنك دخلت لهذا المقال بالفعل.
1. ToDoList
بوجهة نظري البسيطة جداً أرى أن هذه أحد أهم الأدوات الموجودة حالياً، باختصار شديد Todoist هو عبارة عن تطبيق أو أداة تعمل على الإنترنت وأيضاً لها برنامج يعمل على iOS وكذلك نظام أندرويد وأيضاً ويندوز وأخيراً نظام ماك بالإضافة إلى أنها مُتوفرة كامتداد على مُتصفح جوجل كروم.
من خلال هذه الأداة يُمكنك القيام بالعديد من الأشياء أهما تنظيم المهام والوقت، فهي ستُمكنك من التخلص من الفوضى في مكان العمل إلى إعداد قوائم المهام وإدارة جميع مشاريع العمل الخاصة بك، كما تُتيح الواجهة البسيطة والجميلة للمستخدمين تنظيم كل مُهمة في مُتناول اليد بشكل جميل وفقاً لتاريخ التنفيذ والوقت وما إلى ذلك دون مُواجهة العديد من التعقيدات.
التطبيق الخاص بهذه الأداة يعمل أيضاً في وضع عدم الاتصال وهذا ما يجعلها مُفيدة بشكل خاص حتى تتمكن من الوصول إليها وإلى المعلومات المُدرجة بها في أي وقت تحتاج إليه، أيضاً من مُميزات الأداة أنها تسمع لك بالتعاون مع الزملاء وإنشاء مهام المشاريع المُشتركة، بجانب وجود ميزة التنبيه التي تُمكنك من عمل إشعار لكل مُهمة تحتاج للقيام بها في وقت مُعين.
2. Asana
لا تختلف هذه الأداة من ناحية الفكرة كثيراً عن الأداة السابقة، باختصارAsana هي أداة لإدارة المهام ويُمكنها مُساعدة فريقك في الحفاظ على الإنتاجية عند العمل من المنزل، هذه الأداة تصلح جداً لمن هم لديهم فريق عمل كامل يعمل من المنزل لأنها تُساعد على إعداد جداول زمنية مُحددة للمهام لكل فرد من أفراد فريق العمل.
يُمكنك من خلال هذه الأداة إنشاء شفافية عبر فريقك ومعرفة ما خطط له الجميع للأسبوع الحال والأسبوع المقبل، كما أن الأداة أيضاً تُساهم في الشعور بالإنجاز عندما يتم تحديد المهام وإكمالها، بصراحة ما يُميز هذه الأداة أنها تأتي بمجموعة من الأدوات والمهام الداخلية الرائعة التي تُساهم وبشكل واضح في تعزيز انتاجيتك عندما تعمل من المنزل أنت وفريقك.
طبعاً من خلال الأداة يُمكنك إضافة روابط إلى المُستندات المُهمة ووضع علامة على الزملاء لمراجعة المهام وإضافة مُلاحظات الاجتماعات وتحديد مُستويات الأولوية وتحديد المهام اليومية والأسبوعية وغير ذلك الكثير، الخلاصة أن استخدام هذه الأداة يعني أنه بمجرد جلوسك على مكتبك فأنت تعرف فريقك بالضبط ما الذي يعمل عليه في ذلك اليوم.
3. Slack
تُعتبر Slack من الأدوات التي تحظى بشهرة واسعة جداً عبر الإنترنت وزادت شهرتها في الفترة الأخيرة، وهي تُعتبر المفتاح عندما يتعلق الأمر بإعداد فريقك ناجح، كما أنها طريقة رائعة لإبقاء فريقك مسؤول ولديه علم بكل التحديثات في النشاط التجاري الخاص بك، باستخدام Slack يُمكنك إنشاء قنوات لموضوعات مختلفة وبصراحة هي تُعتبر بديل سهل للبريد الإلكتروني، كما أن لديها القدرة على إجراء مكالمات الفيديو مما يسهل على فريقك التواصل عبر الإنترنت.
باختصار يا صديقي يُمكنك القول بأن هذه الأداة هي عبارة عن تطبيق الكل في واحد لغرض الاتصال، وطبعاً هذا بغض النظر عن أن لديها خيار مزامنة مع التطبيقات الأخرى لنسيج عمل منظم مثل Asana التي تحدثنا عنها وكذلك Google Drive و Gmail و Dropbox و Office 365 وغير ذلك الكثير.
4. Trello
ننتقل الآن للأداة التي أُفضلها شخصياً والتي يتم استخدامها على نطاق واسع جداً، إذا كنت تتطلع إلى تنظيم فريقك عندما يعمل من المنزل فإن Trello هو أفضل صديق لك، هذه الأخيرة عُبارة عن أداة إدارة مهام تعاونية تُدير الأنشطة اليومية لفريقك، وللإشارة يتم استخدام هذه الأداة من طرف العديد من المواقع التي تحتوي على عدد كبير من الكُتاب وبها فريق عمل كبير.
إذ يُمكن من خلال الأدلة تكوين لوحات فردية أو تعاونية ومُقسمة إلى أجزاء وقوائم وبطاقات بحيث يتم تحديد كل شخص ومهامه أو تحديد المهام الرئيسية التي يتم توزيعها على الفريق بالكامل، ما يُميز هذه الأداة أنها منصة سهلة التعامل وتُتيح بسهولة تحديد أولويات المهام.
5. Zoom
نأتي الآن لهذا الأخير الذي زادت أرباحه بنسب هائلة في الفترة الأخيرة بل إن قيمته السوقية صارت تُساوي مليارات بعد أن كانت بالملايين، وطبعاً الارتفاع الهائل في إيرادات هذا التطبيق جاء مُباشرة بعد انتشار فيروس كورونا واعتماد العمل والدراسة من المنزل كشيء أساسي.
يتم استخدام التطبيق في إنشاء الاجتماعات المباشرة عبر الإنترنت بكل سهولة إذ يسمح لك التطبيق في نسخته المجانية بإضافة حتى 100 شخص في الاجتماع الواحد بالإضافة إلى أنه يُوفر لك أيضاً في الخطة المجانية اجتماعات تصل إلى 45 دقيقة بشكل مجاني، ولا أُخفي عليك الخصائص الداخلية في الاجتماعات مثل مشاركة الشاشة وتحديد شخص للتحدث والكثير من الأشياء المُفيدة التي يُمكن أن تُساعدك في عمل اجتماعات وندوات مع فريق العمل الخاص بك أو مع عُملائك.
6. Dewo
من أكثر المشاكل التي نُواجها عندما نعمل من المنزل هي ظهور عناصر التشتيت عندما نعمل على الحاسوب، فأحياناً تجد اشعارات تظهر لك وتُضيع لك وقتك أو مثلاً تصلك رسائل خارج عملك يُمكنها أن تُشتتك أثناء العمل، وهُنا تظهر أهمية Dewo التي ينبغي أن يستخدمها أي شخص يعمل من المنزل.
أداة Dewo باختصار شديد تتعرف على الوقت الذي تعمل به على حاسوبك ومُباشرة تقوم بغلق جميع التطبيقات والبرامج التي يُمكن أن تُشتت انتباهك مثل تطبيق Slack وتطبيقات المُراسلة المختلفة مثل جيميل وغيره، الأداة أيضاً تُوفر ميزة أُخرى وهي إمكانية جدولة مواعيد الاجتماعات والأمور المُهمة الخاصة بك بحيث تُرسل لك الأداة إشعار وأنت تعمل تُذكرك بهذا الموعد الذي حددته.
7. Freedom
إذا كُنت غير مُعتاد على العمل من المنزل فأحد أشهر المشاكل التي ستُواجهك هي عدم الجدية، بمعنى أنه مثلاً قد تكون أنت في مواعيد العمل الخاصة بك وتجد نفسك تلقائياً تفتح منصة مُعينة أو موقع تواصل اجتماعي مُعين وهذه الأمور التي تنتج نظراً لأنه لا يُوجد شخص يُراقبك مثل ما كان يحدث بالشركة، طبعاً لحسن الحظ هُناك حل رائع لهذه المشكلة وهو استخدام هذه الأداة.
باختصار Freedomعبارة عن أداة بسيطة لحظر مواقع الويب والتطبيقات حيث أنها تُتيح لك إنشاء قوائم سوداء تتكون من المواقع التي تدخل لها دائماً بدون داعي وأنت تعمل، هذا إلى حد كبير كل ما تحصل عليه مع هذه الأداة، وعلى الرغم من وجود بعض الميزات الإضافية في الإصدار المميز إلا أن الأداة تحظى بشهرة واسعة جداً ويستخدمها عدد كبير من الأشخاص.
8. Forest
أوكي دعنا ننتقل الآن للهاتف، من العقبات التي نُواجها أيضاً عند العمل من المنزل هي استخدام الهاتف المحمول الذي يُعد أحد أكبر المُلهيات الموجودة في هذا العصر، وبالتالي عندما تعمل المنزل ويكون هاتفك لا حاجة له فبالتأكيد أنت تحتاج لإبقائه بعيداً عنك، وإذا كان لا يُمكنك ذلك فننصحك باستخدام هذا التطبيق.
تطبيق Forest يُعد أحد تطبيقات الإنتاجية المفضلة على الإطلاق ويرجع ذلك في الأساس إلى طريقة وفكرة عمل التطبيق الرائعة التي تُشجعك على التوقف عن استخدام هاتفك، فكرة التطبيق باختصار تكمن في أنه عندما تبدأ جلسة في Forest، يزرع التطبيق بذرة رقمية وكلما قضيت وقت أطول دون الخروج من التطبيق واستخدام هاتفك، زادت شجرتك.
وبطبيعة الحال استخدم هاتفك قبل انتهاء الجلسة يجعل الشجرة التي زرعتها تموت، والمُميز في هذا التطبيق أنه بإكمالك لسلسلة من الجلسات الناجحة ستحصل على غابة رقمية توضح لك مدى التقدم الذي أحرزته بالإضافة إلى مجموعة من المُكافئات، أعلم أن فكرة التطبيق غريبة لكن بحسب تعليقات المُستخدمين فهذا التطبيق أثبت فعاليته بشكل واضح جداً.
9. Everhour
نأتي الآن لهذه الأداة الخاصة بتتبع الوقت، تم تصميم هذه الأداة للشركات الموجهة ولأصحاب الخدمات وأصحاب الأعمال الحرة الذين يحتاجون إلى إصدار فاتورة دقيقة لمقدار الوقت الذي يستغرقه إكمال المشاريع الخاصة بهم، وبصفتي أحد الأشخاص الذيم مروا بكل هذه المشاكل يُمكنني القول بأن مسألة تتبع الوقت واحدة من أكبر المشكلات التي واجهتها في وقت مُبكر من حياتي المهنية.
الأداة باختصار تُساعدك على تتبع مقدار الوقت الذي تقضيه في عملك وبالتالي إذا عرفت أين يضيع وقتك فبالتأكيد سيكون الأمر بالنسبة لك أفضل بكثير لأنه من المنطقي أن تجد وقت كبير يضيع في “لا شيء” وطبعاً توفيرك لهذا الوقت سيُمكنك من إجراء الكثير من المهام في اليوم.
من المقولات التي قرأتها مُؤخراً وأعجبتني جداً هي أن “الشخص بإمكانه أن يجعل يومه به أكثر من 24 ساعة!” كيف ذلك؟! ببساطة شديدة الأمر يكمن في إدارة الوقت بشكل صحيح ومعرفة أن يضيع وكيف يضيع لأنه للأسف في بداية عملك من المنزل قد تجد أن اليوم كله يضيع في العمل بعكس أنك في الشركة كنت تعمل وقت مُعين وبعد ذلك ترجع لبيتك، أتمنى أن تكون الفكرة وصلت.
10. LastPass
عند العمل من المنزل تكون في الغالب بحاجة لفتح الكثير من المواقع المُختلفة والتسجيل بكثير من المواقع وهذا في الغالب يجعل عملية إدارة الأرقام السرية الخاصة بك شيء صعب نوعاً ما، لكن لحسن الحظ كانت ولا زالت أداة LastPass هي أفضل أداة لإدارة كلمات المرور.
الخدمات التي تُقدمها هذه الأداة كثيرة جداً أولها أنها تُعتبر مولد لكلمات المرور إذ يُمكنها أن تُوفر لك كلمات مرور قوية جداً، بجانب إمكانية المصادقة المكونة من خطوتين والملء التلقائي في المواقع المُختلفة وما إلى ذلك، وإذا كُنت تتساءل عن مدى أمان هذه الأداة، فإن LastPass لديها تشفير قوي وميزات لمساعدتك في العناية ببياناتك الشخصية.
في الختام:
الأدوات التي يُمكن استخدامها للمساعدة في زيادة الإنتاجية عندما تعمل من المنزل كثيرة جداً بصراحة، لكن الأدوات التي تم ذكرها في هذه القائمة هي تُناسب أي شخص وأي عمل وهي الأساس، وبطبيعة الحال كل عمل قد تكون له بعض أدوات الإنتاجية الخاصة المتوفرة وبالتالي من المُستحيل بالنسبة لنا مواكبة وذكر جميع الأدوات التي تُناسب جميع الأعمال.
وبالتالي نصيحتي لك يا صديقي أن تبحث عن الأدوات الأخرى التي يُمكن أن تُساعدك بمجالك بجانب طبعاً هذه الأدوات لأنها مُهمة جداً والكثير من الأشخاص يعتمدون عليها في عملهم، وفي الختام أنصحك جداً بقراءة مقال 7″ نصائح لتكون أكثر فعالية في عملك من المنزل“ لأنه فعلاً سيُفيدك بشكل كبير جداً في عملك من المنزل.
