بصفتك مالكاً لأي نشاط تجاري أو خدمة مُعينة على الانترنت فإنه بالتأكيد يقع على عاتقك الكثير من المسؤوليات مثل التأكد من اكتمال أعمالك في الأوقات المحددة والحرص على الاهتمام بجميع العملاء وغير ذلك من الأمور، وإن كانت شركتك ناشئة وما زالت في بداية الطريق ولا يقع على عاتقك الكثير من المسؤوليات فإنه بالتأكيد سوف يأتي الوقت الي ستحتاج فيه بالاستعانة بالمصادر الخارجية للمساعدة في شئون عملك.
ناهيك عن أن هُناك الكثير من الشركات الناشئة التي تُفضل الاستعانة ببعض المصادر الخارجية حتى وإن كانت في بداية الطريق، ومع أن هذا القرار يمكن أن يكون له بعض العيوب إلا أن له الكثير من المميزات التي سنحاول أن نتناولها في هذا المقال أيضاً، ولكن دعنا نُقر بالأمر الصحيح والثابت وهو أنه سيتوجب عليك في وقتٍ من الأوقات الاستعانة بمصدر خارجي سواءً كنت من الأشخاص الذين يفضلون فكرة القيام بذلك أم لا.
ولذلك سنحاول في هذا المقال التحدث بتفصيل عن هذا الأمر مُوضحين الوقت الأنسب للاستعانة بأحد المصادر الخارجية وما هي المميزات التي ستعود عليك من وراء هذا القرار وبخاصة بالنسبة للأشخاص الذين يترددون في هذه النقطة ويخافون من اللجوء لها.
ما هو الوقت الصحيح للبدء في الاستعانة بمصدر خارجي؟
بالرغم من أن الكثير من الخبراء يُفضلون الاستعانة ببعض المصادر الخارجية المتخصصة في المجالات التي تحتاجها لإدارة عملك سواءً للتسويق أو إدارة المبيعات أو غير ذلك من الأمور إلا أن الكثير من الأشخاص لا يقومون بذلك كما ذكرنا قي مُقدمة الموضوع.
وذلك يرجع لأسباب متعددة، ولكن السبب الرئيسي هو الحرص على عدم زيادة النفقات في بداية المشروع واستغلال الميزانية المالية في أمور أكثر أهمية، ولذلك سنحاول فيما يلي ذكر بعض العلامات التي تدل على أنه قد حان الوقت للاستعانة بمصادر خارجية لأنه بالتأكيد لن تستطيع مُباشرة كل شيء وحدك دائماً وهذه حقيقة لا بُد أن نتفق عليها.
- عندما تشعر أن تركيزك وإنتاجيتك مُعرضة للخطر
من الأشياء الرئيسية التي يجب أن تُحافظ عليها ليستمر نجاح عملك هو أنه يجب عليك أن تُحافظ على انتاجيتك وتحافظ على تركيزك في أداء عملك وفي كيفية التعامل مع العملاء لأن المحتوى والجودة هما المتحكمان في كل شيء وهذا سبق وأشرنا لها أكثر من مرة في الموقع.
وبالتالي يا صديقي إذا وجدت قصور في أحد هذه الجوانب أو وجدت أن قدرتك على التركيز على عملك ستتشتت أو يتم تشتيت انتباهك، فتأكد أن هذا هو الوقت الصحيح والمُناسب لكي تبدأ في الاستعانة بمصدر خارجي في الجوانب التي تشتت انتباهك وذلك للحفاظ على انتاجياتك وجودة مُنتجاتك أو خدماتك أو ما تُقدمه بشكل عام.
2. عندما تكون لديك مسؤوليات متزايدة تتطلب معرفة مُتخصصة
عندما يبدأ عملك في النمو والازدهار فإنك ستحتاج إلى الاستعانة بمصادر خارجية أكثر تخصصاً، لأنك ستجد الكثير من المسؤوليات المتزايدة والتي تحتاج إلى أشخاص مُتخصصين لتأديتها مثل تكنولوجيا المعلومات للدعم وخدمة العملاء والمبيعات وكتابة النصوص أو أنواع أخرى من المعرفة المتخصصة.
فأوصيك في هذا الوقت بالاستعانة بمصادر خارجية لهذه الأشياء، لأنه إذا اكتفيت بنفسك لن تُؤديها على أكمل وجه، فعلى سبيل المثال إذا كنت كاتب مُحتوى ولديك موقع تُريد التسويق له وأنت لا تملك أي خبرة في التسويق فبالتأكيد سيكون من الخطأ أن تفعل هذه المهمة بنفسك بل من الأفضل البحث عن شخص ذو خبرة في المجال.
3. عندما تزداد الحاجة إلى الأدوار التنفيذية
إذا وصلت إلى النقطة التي يحتاج فيها عملك وشركتك إلى مُدير تنفيذي لإدارة الأعمال ولا تستطيع تحمل تكلفة مُوظف بدوام كامل لشخص ذو خبرة مثل رئيس قسم المعلومات أو المدير المالي فإن هذا هو الوقت المناسب للاستعانة بمصدر خارجي بدوام جزئي.
مثل الحصول على مُستشار مُتخصص يتمتع بالمستوى اللازم من الخبرة ليأتي مرتين شهرياً لتحليل سير العمل وتقديم حلول ورؤى حول كيفية تحسين العمل، صدقني لن يكلفك هذا الكثير مقارنةً بالمتخصصين الذين يتم تعيينهم بدوام كامل وفي نفس الوقت ستحصل على استفادة كبيرة جداً.
- 4. إذا لم تتمكن من إضافة خدمات جديدة دون التوقف عن الخدمات الحالية
ربما ترغب في تحسين عملك وتقديم بعض الخدمات الجديدة، وعندما قررت القيام بذلك وجدت أنه لا يمكنك القيام به إلا من خلال التخلي عن العمل الحالي الخاص بك وذلك لضيق الوقت أو غير ذلك من الأمور.
صدقني يا صديقي يُعتبر هذا الوقت هو الوقت المثالي والأنسب للاستعانة بمصدر خارجي لإدارة أمور عملك القديم حتى تستطيع تقديم خدماتك الجديدة، وصدقني الاستعانة بالمصادر الخارجية أفضل بكثير من إسقاط فئة كبيرة من العملاء أو التخلي عن العمل الخاص بك.
5. إذا وجدت ان لديك عمل يتطلب وقت أكثر من الوقت المتاح
كثرة العمل نعمة ونقمة في نفس الوقت، بالتأكيد الجميع يرغب في نمو عمله وازدهاره ولكن عندما يتراكم العمل عليك ولا تستطيع إنجازه في الوقت المناسب والمحدد مع العملاء فإنه بالتأكيد قد حان الوقت للاستعانة بمصدر خارجي بل أنت مضطر للاستعانة بمصدر خارجي ليقوم نيابةً عنك ببعض الأعمال.
بالتأكيد يُمكن أن يكون هذا الخيار لديه بعض العيوب مثل قلة جودة تقديم خدمتك أو منتجك بسبب أن الشخص لا يقوم بها على أكمل وجه وما إلى ذلك من المشكلات المتداولة، ولكن هذه المشاكل يمكن تفاديها وحلها بكل سهولة وبالتالي فإن خيار الاستعانة بمصدر خارجي هو خيار مُوفق بكل تأكيد.
6. عندما تشعر أنك تحتقر بعض المهام
بصفتك صاحب عمل فإنه قد تُضطر إلى القيام ببعض الأشياء اليومية المُملة بصورة متكررة، ونظراً لأنك يُمكن أن تكون قد بدأت تمل من فعل هذه الأشياء فبالتأكيد يُمكن أن يُؤثر هذا بالسلب على تقديم خدماتك.
ولذا فإنه من الضروري أنك إذا اكتشفت أنك بدأت تكره بعض الأمور التي تقوم بها فيجب عليك تعيين أحد الأشخاص ليقوم بهذه الأعمال نيابةً عنك، من المحتمل أن الأمر يتطلب منك مزيدًا من الوقت والطاقة لتتذمر من خلاله أكثر من أن يقوم به شخص يحب هذه المهمة بالذات، لذا وفر على نفسك بعض التعب من خلال توظيف شخص ما للقيام بذلك نيابة عنك.
- 7. عندما تريد التخفيف من مخاطر التوظيف خارج سوقك المحلية
تهتم الكثير من الشركات بتوظيف أشخاص من خارج السوق المحلي وذلك لفتح مجال أكبر للابتكار والابداع أو غير ذلك من الأسباب وبالرغم من أن العمالة الخارجية يمكن أن تكون مُفيدة إلى حد كبير إلا أن مثل هذه المساعي تتطلب معرفة كبيرة بالسوق الأجنبي المختار.
وفي حالة حدوث أي خطأ قد لا يُمكن تجنب الخسائر الفادحة ولذلك يُمكنك في هذه الحالة الاستعانة بمصدر خارجي يُسمى التوظيف الخارجي لتفويض واجب التوظيف الفعلي والحصول على موظفين كفؤ، والمميز في ذلك أن أي ضرر أو خسارة تتحمله الشركة أو الهيئة الخاصة بهذا الأمر مما يمنحك مجال ثقة أكبر.
8. عندما تريد تحسين فعاليتك على المدى الطويل
باستخدام نماذج التعاون مثل الخدمات المدارة، يمكن للأعمال التجارية الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات المختلفة ودفع أجور المقاولين بناءً على النتائج، هؤلاء المتخصصون يصبحون جزءاً من مؤسستك وخبرتهم تُساعد بشكل كبير جداً على حل المشكلات بأكبر قدر ممكن من الكفاءة مما يؤدي إلى تحسين فعالية عملك على المدى الطويل كما أن زيادة فريق العمل سيُساهم بشكل كبير في الحصول على أفكار أكثر.
9. عندما تريد تنمية شركتك الناشئة بطريقة مرنة ورشيقة
هذه الطريقة مُتعلقة بالأشخاص الذين يُريدون الاستعانة بذوي الخبرة في بداية طريقهم ولديهم الميزانية الكافية لذلك، من خلال الاستعانة ببعض المصادر الخارجية فإنه يُمكنك إنشاء فريق مُتخصص ومُتكامل لمشروعك أو لشركتك.
صدقني لن يُكلفك هذا الأمر الكثير ولكنه سيُساعدك بشكل كبير جداً على تنمية مشروعك في وقت قصير، بالإضافة إلى أنه سيمنحك ثقة لدى الجمهور إذا كان هؤلاء الأشخاص قد أثبتوا خبرتهم مسبقاً في السوق المحلية وبالتالي فإن الاستعانة بفريق عمل مُتخصص يُساعد الشركات الناشئة على النمو بصورة ملحوظة جداً.
وشخصياً أعرف أشخاص كُثر أنشئوا فقط المشروع الخاص بهم ومن ثم وكلوه لأشخاص ليقوموا بإدارته بالكامل وأنا شخصياً أعتبر هذا ذكاء من هذا الشخص لأنه لا يُضيع وقته في فعل أمور يُمكن أن يُنجزها غيره بشكل أفضل.
مُميزات الاستعانة بمصادر خارجية:
إمكانية جمع المواهب المتميزة
على عكس عمليات التوظيف التقليدية، فإنه يُمكنك من خلال الاستعانة بالمصادر الخارجية الحصول على أشخاص موهوبين بالفعل حيث أن الانترنت أتاح هذا الأمر بصورة كبيرة جداً، فهناك الكثير من الأشخاص الذين لديهم الخبرة والمهارة حول العالم ويقومون بعرض خدماتهم ويمكنك التعاقد معهم والاستفادة من خبرتهم وخاصةً إذا كان مجال عملك هو الانترنت أو تقدم خدمة معينة عبر الانترنت أو غير ذلك من الأمور.
- انخفاض تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية
سواءً كُنت تسعى للاستعانة بمصدر خارجي محلياً أو دولياً، فإن التكاليف ستكون أقل من توظيف شخص آخر لأداء المهام التي لا تتكرر كثيراً، حيث أن هُناك بعض المهام التي لا تحدث كثيراً وبالتالي إذا قمت بالاستعانة بأحد الأشخاص لحل هذه المشاكل أو لتأدية هذه المهام ولكن بدوام كامل فيمكن أن يكون هذا مكلف بشكل كبير مُقارنةً بالاستعانة بأحد المصادر الخارجية الموجودة على الانترنت والتي تقوم بتأدية المهمة، وتُحاسب الشخص على المهمة وفقط وليس بنظام شهري.
- الاستعانة بمصادر خارجية تعطيك المزيد من الوقت مجاناً
كما ذكرنا أنه عندما يتسع نطاق عملك فإن هُناك المزيد من المسؤوليات التي تقع على عاتقك ولا تستطيع القيام بها مما يُؤدي إلى عدم وجود وقت كافي لتقديم خدمات جديدة أُخرى أو للتطوير من عملك أو غير ذلك من الأمور وبالتالي فإن الاستعانة بالمصادر الخارجية يُساعدك على توفير الوقت بشكل كبير جداً، وبالتالي ستستطيع تقديم خدمات جديدة وتُطور من عملك بشكل كبير.
- تحسين دعم العملاء بشكل كبير جداً
إذا كان العمل الخاص بك يعتمد بشكل أساسي على توفير دعم للعملاء على مدار الساعة فإنك لن تستطيع بأي شكل من الأشكال إدارة عملك بأكمل وجه إذا لم تقم بالاستعانة بمصدر خارجي لأن وجود الدعم الخاص بالعملاء نشط ومُتجاوب على مدار الساعة يخلق حالة من الرضا لدى العملاء وبالتالي فإنه من المُهم جداً أن تقوم بالاهتمام بهذا الجانب بشكل كبير جداً.
عيوب الاستعانة بالمصادر الخارجية:
بالرغم من أن الاستعانة بالمصادر الخارجية من الأمور الهامة جداً إلا أنه له بعض العيوب أيضاً، ومن الضروري أن تنتبه لهذه العيوب بشكل كبير حتى لا تتسبب في فشل عملك، وسنذكرها فيما يلي حتى نكون مُنصفين ونكون قد قدمنا الإفادة بشكل كامل.
- عدم امتلاك السيطرة الكاملة في بعض الأحيان
في بعض الحالات عندما تتعاقد مع أحد شركات التوظيف الخارجية تجد أن هذه الشركات لها نهج مُختلف في إدارة العمل الخاص بك ويمكن أن يتسبب هذا النهج المختلف في إدارة العمل إلى الكثير من المشاكل في بعض الأحيان كما أنه يمكن أن يؤدي إلى نمو شركتك بشكل أكبر أيضاً.
ولذلك بما أن القرار في يدك في معظم الأحوال حيث أن لديك الحق في مُراجعة جميع الاستراتيجيات التي سيُدار عملك من خلالها وإذا لم تُعجبك فيمكنك رفضها على الفور، أما إذا لم تقم بمراجعة هذه الاستراتيجيات وقمت بفرض الطريقة المناسبة فستجد أنك لم تعد تستطيع السيطرة على عملك مما يؤدي إلى فشله في معظم الحالات، لذا انتبه لهذه النقطة لأنها مُهمة جداً.
- تواجد الكثير من الرسوم الخفية
من سلبيات الاعتماد على مصادر خارجي أيضاً، أنه يظهر بشكل جلي عندما تتعاقد بشكل كامل مع أحد الشركات المتخصصة حيث يمكن أن تفرض عليك هذه الشركة الكثير من الرسوم المختلفة بعد عقد وإتمام الصفقة مثل الرسوم التي يتم إنفاقها على البحث والمستندات القانونية وغير ذلك من الأمور حيث أن هذه الرسوم يجب أن تكون من هيكل التكلفة الأصلي ولذلك يجب أن تقرأ عقد الصفقة مراراً وتكراراً ولا تُوافق على أيٍ من هذه الرسوم إذا كانت مفروضة بشكل إضافي.
- عدم وجود اهتمام كبير
في الغالب المُستقل أو الشركة التي تقوم بالاستعانة بها، كلاهما لديهم مهام مُتعددة ويُمكن أن لا يعطون الأولوية لمشروعك حيث أن الكثير منهم يعتبرها كمهمة يجب عليه إنجازها وفقط دون التفكير في أي شيء إبداعي ومُبتكر يُساعد على تنمية عملك، شخصياً أكره من يعمل هذا لأن أساس نجاح أي أعمل هو التفاني فيه وإخراجه بأفضل صورة وطالما أن الشخص كلفك بمهمة فلا بُد أن تُؤديها على أكمل وجه.
- يُمكن أن تكون هناك بعض المخاطر الأمنية المحتملة
في بعض الأحيان قد تحتاج الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة تتطلب معلومات شخصية عنك أو عن عملك أو عن عملائك، يُشارك العملاء بياناتهم الهامة معك لأنهم يثقون بك لذا لا يُمكنك كسر إيمانهم من خلال مُشاركة معلوماتهم مع أي شخص قد يسيء استخدامها، لذا فإنه يجب عليك اختيار شركة ذو سمعة جيدة للمحافظة على بياناتك وبيانات عُملائك.
- عدم الحصول على الجودة المطلوبة
يمكن أن تجد قصور في جودة خدمتك أو مُنتجك أيضاً بعد الاستعانة بمصدر خارجي وذلك نتيجة لأنك لم تتأكد قبل التعاقد مع الشركة أو قبل الاتفاق مع المُستقل الذي قررت الاعتماد عليه لإدارة عملك، يجب عليك أن تتأكد بشكل كامل من أن الشخص الذي ستعتمد عليه أو الهيئة تستطيع القيام بعملك كما كنت تقوم به تماماً بل أفضل.
يُمكن أن تتأكد من ذلك من خلال مُراجعة مراجع وأعمال الشخص أو الشركة التي تفكر بها، أو بأي طريقة أخرى ولكن يجب عليك أن تتأكد لأنه إذا لم يكن هُناك إلمام كامل من الجانب الذي ستعتمد عليه فيُمكن أن يُؤدي إلى خطر كبير على عملك.
في الختام:
كانت هذه أهم الأشياء المتعلقة بالاستعانة بالمصادر الخارجية أو الأوت سورس، الأمر يمكن أن يكون مفيد جداً ويمكن أن يكون ضار جداً، لذا يجب عليك أولاً أن تتأكد من الشخص أو الشركة التي ستعتمد عليها في أداء عملك من جميع النواحي كما ذكرنا.
لكن أيضاً لا تقلق منه بعد ذكر الأضرار فيُمكن تجنبها كلها بسهولة، القرار الآن هو قراراك فقد علمت المميزات والعيوب وما هو الوقت الذي ستحتاج فيه إلى الاستعانة بمصدر خارجي، أتمنى أن نكون وُفقنا لتقديم الإفادة الكاملة والمرجوة من هذا المقال وقبل أن أختم أنصحك بالاطلاع على المقالات الموجودة بمدونة هاني حسين لأنها تحتوي على العديد من المقالات التي يُمكن أن تُفيدك في اعملك عبر الإنترنت بشكل كبير جداً، وأخيراً إذا كان لديك أي تساؤل أو استفسار فلا تتردد بطرحه في تعليق.
